Ashtu si bizneset fitimprurëse, organizatat bamirëse jofitimprurëse kërkojnë personel për të mbajtur organizatën e tyre në funksion. Ndërsa qëllimi i tyre kryesor është të sigurojnë fonde dhe programe për popullata specifike, bamirësitë përdorin gjithashtu disa nga fondet e tyre për të paguar ata që mbajnë gjithçka legale dhe të organizuar.
Standardizimi i Shpenzimeve Administrative të Bamirësisë
Ka qenë një rregull prej kohësh në industrinë jofitimprurëse që të shikohen kostot administrative si një pikë referimi për shëndetin financiar të organizatës. Historikisht, numri magjik ishte se çdo kosto nën 30 përqind përfaqësonte një bamirësi që të paktën po bënte një përpjekje për të mbajtur përgjegjësinë fiskale. Shkollat e fundit të mendimit kanë sugjeruar se bamirësitë më të suksesshme nuk mund të gjykohen vetëm nga kostot e tyre administrative, por duhet të vlerësohen edhe nga efektiviteti dhe ndikimi i tyre.
Çfarë përfshihet në kostot administrative
Shpenzimet për të drejtuar një bamirësi quhen kosto administrative ose ndonjëherë quhen shpenzime të përgjithshme. Këto shpenzime përbëhen nga çdo gjë që kërkohet për të ekzistuar organizata që nuk përfshihen në kategoritë e mbledhjes së fondeve, aktiviteteve programore ose aktiviteteve të anëtarësimit.
Shpenzimet administrative ose menaxhuese zakonisht përfshijnë:
- Personeli i burimeve njerëzore dhe kontabilitetit
- Pjesët e pagave të drejtorit dhe punonjësve
- Teknologjitë e informacionit kushtuar infrastrukturës dhe operacioneve
- Prodhimi i një raporti vjetor
- Furnizime zyre
- Ndërtimi i shërbimeve
- Shërbimet ligjore
- Shpenzimet e Bordit Drejtues
Variant i kostos sipas llojit të organizatës
Lloje të ndryshme bamirësie kërkojnë shuma të ndryshme shpenzimesh, kështu që secili duhet të synojë standardin në fushën e tij dhe jo një përqindje universale për të gjitha bamirësitë. Charity Navigator ofron një përmbledhje të plotë të financave të organizatës ideale të ndara sipas llojit të bamirësisë. Në përgjithësi, kostot administrative nën 15 për qind konsiderohen më të mirat, megjithatë ka variacione, të tilla si:
- Muzetë garantojnë kosto më të larta deri në 17.5 për qind.
- Depoja ushqimore/bankat dhe organizatat bamirëse të furnizimit humanitar duhet të kenë shpenzime më të ulëta me një kufi kostosh rreth tre për qind.
- Organizatat që japin grante nuk duhet të shohin kosto më të larta se shtatë përqind e gjysmë.
Alokimi
Çdo organizatë shpërndan pjesë të pagave të ekzekutivit dhe punonjësve për kostot administrative. Çdo kohë që një punonjës shpenzon për kryerjen e detyrave administrative, në vend të shërbimeve të programit ose mbledhjes së fondeve, ndahet në kategorinë e kostos administrative. Përveç burimeve njerëzore dhe personelit të kontabilitetit, pagat e shumicës së punonjësve të bamirësisë nuk mund t'i atribuohen totalisht kostove administrative.
Ndarja e programit
Organizatat me më shumë se një kategori programi, si kërkimi dhe arsimi, duhet të ndajnë shpenzimet administrative për secilën kategori. Kjo jep një vështrim të saktë se çfarë po shpenzohet për secilin program në mënyrë specifike.
Preferencat e donatorëve
Donatorët shpesh kanë kërkuar që donacionet e tyre në para të shkojnë drejtpërdrejt në zbatimin e një programi. Në studimet e Shkollës së Biznesit të Harvardit, studiuesit zbuluan se njerëzit kanë gati tre herë më shumë gjasa të dhurojnë për një organizatë bamirësie që ata e dinë se kostot e saj administrative mbulohen nga një donator privat sesa një ku kontributi i tyre mund të përdoret për kostot e përgjithshme. Donatorët duhet të kenë parasysh se kostot administrative ekzistojnë në të gjitha organizatat dhe disa donacione duhet të jepen pa kufizime në mënyrë që organizatat të mund të vendosin kontrollet e nevojshme.
Pro dhe Kundër Shpenzimeve Administrative
Mund të arrihen përfundime të ndryshme në lidhje me shpenzimet, por është e rëndësishme që kostot administrative të vendosen në perspektivë me disa standarde të tjera financiare. Shikoni financat në tërësi dhe bëni shumë pyetje ekipit të menaxhimit.
Kosto të ulët
Kostot e ulëta administrative mund të nënkuptojnë se organizata po funksionon shumë dobët dhe vazhdimisht sigurohet që teprica të fshihet nga buxheti. Mund të nënkuptojë gjithashtu se organizata ia kalon zbatimin aktual të programit agjencive të tjera dhe ka pak shpenzime. Ende një hipotezë tjetër është se agjencia po funksionon me më pak staf sesa duhet ose po funksionon me staf të patrajnuar dhe të pakualifikuar.
Kosto të Larta
Kostot e larta administrative mund të nënkuptojnë se nuk ka mbikëqyrje të mjaftueshme në një agjenci. Detyrat e stafit mund të mos përcaktohen qartë ose mund të ketë shumë staf që bëjnë të njëjtën punë. Mund të nënkuptojë gjithashtu se organizata ka kontrolle dhe ekuilibra për t'u siguruar që operacionet e përditshme janë në përputhje me ligjet shtetërore dhe federale, si dhe me rekomandimet e dhëna nga organizatat mbikëqyrëse jofitimprurëse. Në raste ekstreme, këto kosto mund të tregojnë mashtrim ose shpenzime të pajustifikuara.
Prioritetet dhe Premtimi
Suksesi i një bamirësie nuk duhet të matet vetëm me atë që ka kostot më të ulëta administrative dhe ato të përgjithshme. Kur krijoni një organizatë jofitimprurëse ose zgjidhni një për të dhuruar, merrni parasysh kostot e tyre dhe ndikimin e tyre të matshëm. Një bamirësi e madhe i mban prioritetet dhe premtimet e tyre në linjë duke i fokusuar përpjekjet për të ndihmuar kauzën e tyre.
