Kur një punonjës ju njofton se po jep dorëheqjen, mund të jetë e vështirë të dini se çfarë të thoni. Menaxherët shpesh befasohen kur një punonjës largohet, kështu që është e rëndësishme që ata të jenë të përgatitur për t'u përgjigjur në mënyrë të përshtatshme kur një punonjës dorëzon një letër dorëheqjeje ose deklaron se po largohet nga puna.
Çfarë të thuash kur një punonjës jep dorëheqjen
Nuk ka vetëm një mënyrë të duhur për t'u përgjigjur kur dikush lë punën. Në shumë mënyra, ajo që duhet të thoni do të ndryshojë në bazë të specifikave të situatës dhe politikave dhe procedurave të kompanisë suaj. Pavarësisht se çfarë, është e rëndësishme të përgjigjeni në mënyrë civile dhe profesionale.
Opsionet fillestare të përgjigjes
Kur një punonjës ju thotë se po jep dorëheqjen, jini të përgatitur t'i përgjigjeni deklaratës së tij menjëherë, në një mënyrë të qetë dhe të qetë. Shembuj të përgjigjeve fillestare të përshtatshme janë:
- Më vjen keq që e dëgjoj.
- Faleminderit që më njoftove.
- Jam i habitur kur mësova që po largohesh.
Mos thoni asgjë që mund të interpretohet si negative, gjykuese ose nënçmuese. Përmbahuni nga reagimi në një mënyrë që do të tregonte se po e merrni vendimin e personit për të hequr dorë personalisht.
Kërkesë Njoftim me Shkrim
Shumica e kompanive kërkojnë një letër dorëheqjeje me shkrim. Nëse punonjësi nuk ka një letër, kërkoni një pas deklaratës suaj fillestare. Është më mirë të merrni njoftim me shkrim në momentin që punonjësi ju thotë se po largohen. Mund të shkruhet me dorë, t'ju dërgohet me email ose të shtypet dhe printohet shpejt. Një letër dorëheqjeje thjesht duhet të ketë datën, një deklaratë që punonjësi po zgjedh të japë dorëheqjen dhe çfarë pret të jetë dita e fundit e punës.
Për të kërkuar një letër dorëheqjeje me shkrim mund të thuash:
- Më vjen mirë që më the, megjithëse politika e kompanisë kërkon një letër dorëheqjeje me shkrim. A keni një të përgatitur?
- Nëse nuk keni një letër dorëheqjeje, le ta hartojmë tani. Këtu është një bllok shënimesh që mund të përdorni.
- HR do të kërkojë një kopje të letrës suaj të dorëheqjes. E shoh që ke telefonin me vete. A do të tërhiqni emailin tuaj dhe thjesht do të shkruani një shënim të shpejtë që konfirmon bisedën tonë dhe do ta dërgoni tek unë?
Jini të përgatitur për t'iu përgjigjur pyetjeve, duke përfshirë sa njoftim pret kompania kur një punonjës jep dorëheqjen. Konsultohuni me manualin e punonjësve të kompanisë për një përgjigje përfundimtare nëse nuk jeni të sigurt.
Pranoni dorëheqjen
Përveç rastit kur ekziston një kontratë që do ta ndalonte punonjësin të jetë në gjendje të japë dorëheqjen, bëjini të ditur se po e pranoni dorëheqjen e tyre. Tregojuni atyre se ju ose një përfaqësues i burimeve njerëzore do të jeni në kontakt për të finalizuar detajet e daljes së tyre nga organizata pasi të keni kaluar nëpër kanalet e duhura.
Pyetjet vijuese
Ju mund të dëshironi të bëni disa pyetje për t'u përpjekur të kuptoni pse individi ka vendosur të largohet. Shembuj pyetjesh që do të ishin të përshtatshme përfshijnë:
- A do të ishit të gatshëm të ndanit atë që ju bëri të jepni dorëheqjen?
- A ndodhi diçka specifike që ju bëri të vendosni të largoheni?
- A do ta kishit mendjen të ndani atë që planifikoni të bëni më pas pasi të ketë mbaruar koha juaj këtu?
Mos e shtyni punonjësin për përgjigje. Një punonjës nuk është i detyruar t'i tregojë një punëdhënësi pse po largohet nga puna ose çfarë planifikon të bëjë më pas. Mos bëni shumë pyetje gjithashtu. Nëse një punonjës duket se ngurron të ndajë, lëre të qetë. Shanset janë që dikush në ekipin e burimeve njerëzore të bëjë pyetje të ngjashme gjatë intervistës së daljes së individit.
Urojini mirë
Mbyllni bisedën me mirësjellje duke i shprehur mirënjohjen dhe duke i uruar mirë. Për shembull:
- Faleminderit për punën tuaj të palodhur gjatë kohës që keni qenë këtu. Urimet më të mira për suksese të vazhdueshme.
- Faleminderit që më njoftuat personalisht. Unë e vlerësoj konsideratën tuaj dhe ju uroj mirë.
- Do të mungosh. Urimet më të mira për suksese të mëdha në çdo rrugë karriere që ndiqni.
Ecim përpara përtej dorëheqjes së punonjësit
Pasi të pranohet dorëheqja e një punonjësi, do të jetë koha për t'u fokusuar në tranzicionin. Përfshini personelin e duhur për të trajtuar dokumentet dhe procedurat e përfundimit, duke përfshirë HR dhe ekipin e teknologjisë së informacionit. Kërkimi për një zëvendësues do të duhet të fillojë dhe punonjësit e tjerë do të duhet të njoftohen. Ballafaqimi me dorëheqjen e një punonjësi të mirë nuk është diçka që çdo menaxher dëshiron të përballet. Të qenit i përgatitur për të përballuar këtë eventualitet do t'ju pajisë që të përpunoni dorëheqjen e një punonjësi me profesionalizëm dhe hir.
