Formulari W-9 i Shërbimit të të Ardhurave të Brendshme (IRS) titullohet "Kërkesë për Numrin e Identifikimit të Tatimpaguesit dhe Certifikimin". Ky dokument IRS është krijuar për të mbledhur informacionin bazë tatimor nga tatimpagues të caktuar, të cilët mund të jenë individë ose biznese.
Qëllimi i formularit W-9
Së pari dhe më kryesorja, një W-9 i siguron një kompanie informacionin bazë për tatimpaguesit me të cilët bën biznes. I lejon ata të raportojnë shumën e paguar te tatimpaguesi për shërbimet e kryera në IRS. Qytetarët e Shteteve të Bashkuara dhe individët e huaj rezidentë, korporatat, trustet dhe llojet e tjera të subjekteve afariste që nuk kanë taksa të mbajtura në burim nga fitimet e tyre duhet të plotësojnë një W-9, ndërsa të huajt jorezidentë ose individë të huaj do të plotësojnë Formularin W-8.
Nëse një tatimpagues nuk plotëson dhe nuk kthen W-9 ose jep një numër të pasaktë ose jo të plotë identifikimi të tatimpaguesit (TIN), çdo fond i paguar tatimpaguesit mund t'i nënshtrohet mbajtjes rezervë. Në këtë situatë, kompania do të mbante në burim 28% të të ardhurave për tatimpaguesit dhe do ta dërgonte pjesën e mbajtur në burim në IRS. Kjo është mënyra e agjencisë federale për të siguruar që të paguhen taksat e duhura, edhe nëse tatimpaguesi nuk është identifikuar saktë.
Kur kërkohen W-9?
Një biznes duhet të marrë një W-9 nga çdo individ ose kompani për të cilën do t'i duhet të paraqesë një deklaratë informacioni në IRS. Për shembull, një biznes që punëson një kontraktor të pavarur për të dizajnuar faqen e re të internetit të kompanisë, ka të ngjarë të duhet të paraqesë një formular 1099-MISC me IRS për të raportuar se sa i ka paguar dizajnerit të uebit.
Për të depozituar një 1099-MISC të plotë, biznesi ka nevojë për informacionin e identifikimit të kontraktorit - emrin, TIN-in, adresën, e kështu me radhë. Biznesi do të duhet të mbledhë një formular W-9 nga kontraktori për të marrë atë informacion. Në mënyrë të ngjashme, bizneset shpesh do të kërkojnë formularët W-9 nga shitësit e korporatave në mënyrë që ata të kenë informacionin që u nevojitet për të raportuar shpenzimet e tyre të biznesit siç kërkohet nga IRS.
Ruajtja e rekordeve W-9
Ashtu si me shumicën e dokumenteve tatimore, bizneset duhet të mbajnë kopje të të gjithë formularëve W-9 për të paktën tre vjet pas depozitimit të deklaratës së fundit tatimore përkatëse (ose datës së skadimit të deklaratës, nëse është më vonë). Në shembullin e mësipërm, nëse biznesi ka kontraktuar me dizajnerin e uebit në 2017 dhe ai ka përfunduar punën e tij përpara fundit të vitit, biznesi duhet të mbajë formularin e tij W-9 të paktën deri më 16 prill 2021 (duke supozuar se biznesi ka paraqitur 2017 deklaratë tatimore më 15 prill 2018).
Si të plotësoni një formular W-9
W-9 aktual është mjaft i shkurtër dhe relativisht i drejtpërdrejtë. Ai përbëhet nga tre pjesë kryesore: informacioni personal, TIN dhe certifikimi.
Seksioni i Informacionit Personal për Individët
Në linjën 1, tatimpaguesit individualë duhet të japin emrin e tyre siç shfaqet në deklaratën e tyre tatimore. Edhe pse teknikisht janë subjekt biznesi, sipërmarrësit individual duhet të vendosin emrin e tyre ligjor në këtë seksion.
Pronarët individualë përsërisin emrin e tyre në rreshtin e dytë, i cili kërkon 'Emri i biznesit ose Emri i subjektit të shpërfillur'. Këtu, ata vendosin emrin e tyre të plotë dhe shkronjat DBA, që do të thotë 'të bësh biznes si', e ndjekur nga emri fiktiv për biznesin, nëse ka. Për shembull, nëse John Smith ishte pronari i vetëm i Speedy Plumbing, ai do të plotësonte rreshtin e parë si John Smith dhe rreshtin e dytë si John Smith DBA Speedy Plumbing.
Më pas, tatimpaguesi kontrollon kutinë 'Individ/Pronar i vetëm', që ndodhet poshtë vijave të emrit. Tatimpaguesi duhet të japë gjithashtu adresën e tij postare në rreshtat 5 dhe 6. Informacioni i klientit mund të përfshihet në anën e djathtë të formularit në këtë zonë, por nuk kërkohet.
Seksioni i Informacionit Personal për Bizneset
Bizneset ose subjektet e tjera duhet të vendosin emrin e tyre ligjor (pikërisht siç duket në deklaratën e tyre tatimore) në rreshtin 1. Nëse biznesi ka gjithashtu një emër tregtar ose DBA, ai shkon në rreshtin 2.
Më pas, tatimpaguesi kontrollon kutinë që tregon se si është klasifikuar subjekti biznesor për nga struktura e tij ligjore. Ju do të duhet të specifikoni nëse njësia ekonomike është një korporatë C, një korporatë S, një partneritet, një shoqëri me përgjegjësi të kufizuar (LLC), etj.
Nëse biznesi është një LLC me një anëtarë, kontrolloni kutinë 'Individ/Pronar i vetëm' në vend të kutisë 'LLC'. SH. PK-të që kanë zgjedhur një formë alternative të taksimit (p.sh. një SH. PK që ka zgjedhur të tatohet si S Corporation) do të fusin kodin e klasifikimit tatimor në hapësirën pranë kutisë së kontrollit LLC, siç udhëzohet nga formulari.
Adresa kryesore postare e subjektit duhet të jepet në rreshtat 5 dhe 6. Adresa e klientit mund të shtohet gjithashtu në hapësirën në të djathtë të seksionit të adresave postare, por nuk kërkohet.
Përjashtimet
Shumica e tatimpaguesve do të lënë bosh hapësirat në rreshtin 4. Hapësira e parë në rreshtin 4 tregon se tatimpaguesi është i përjashtuar nga mbajtja rezervë në burim. Individët dhe sipërmarrësit e vetëm nuk do të përjashtohen pothuajse kurrë nga mbajtja e rezervës në burim, por në situata të caktuara korporatat përjashtohen. Kodet dhe rrethanat e marrësit të pagesës janë të listuara në faqen e tretë të W-9. nëse kualifikoheni për një nga këto kushte, do të vendosni numrin e duhur të kodit në hapësirën e parë për rreshtin 4.
Seksioni FATCA i rreshtit 4 zbatohet vetëm nëse po dorëzoni W-9 tek një institucion financiar i huaj dhe jeni i përjashtuar nga raportimi i Aktit të Pajtueshmërisë me Tatimin e Llogarive të Huaja (FATCA). Në atë situatë, rishikoni listën e kodeve dhe arsyeve në faqen e tretë të formularit W-9 për të parë nëse kualifikoheni dhe vendosni kodin e duhur në hapësirën FATCA në rreshtin 4. Kur jeni në dyshim, pyesni institucionin financiar që kërkon formularin nëse duhet të plotësoni apo jo këtë hapësirë.
Të dhënat e numrit të llogarisë
Rreshti i fundit në seksionin e informacionit personal i referohet 'numrave të llogarisë'. Këtu, tatimpaguesi liston çdo llogari që ka me IRS për të paguar taksat ose parapagesat për detyrimet e parashikuara të detyrimit tatimor. Ky informacion është opsional dhe zakonisht duhet të lihet bosh.
Numri i identifikimit të tatimpaguesit (TIN)
Seksioni TIN duhet të plotësohet pavarësisht nëse tatimpaguesi është individ, sipërmarrës individual apo subjekt biznesi.
- Individët vendosin numrin e tyre të sigurimeve shoqërore në anën e djathtë të formularit, në hapësirat e dhëna.
- Pronarët individualë dhe LLC me një anëtarë mund të përdorin numrin e tyre të Sigurimeve Shoqërore ose numrin e tyre të identifikimit të punëdhënësit (EIN), megjithëse IRS preferon numrat e Sigurimeve Shoqërore.
- Edhe nëse një individ i caktuar është përgjegjës për entitetin, lloje të tjera subjektesh biznesi vendosin EIN-in e tyre në hapësirat e dhëna.
Seksioni i certifikimit
Në këtë pjesë, tatimpaguesi nënshkruan formularin dhe vërteton se informacioni që përmban është i vërtetë. Dështimi për të dhënë ose depozituar me vetëdije informacion të rremë, tatimpaguesi i nënshtrohet gjobave.
Pajtueshmëria W-9
Nëse jeni një kontraktor i pavarur ose biznes që ofron shërbime për një klient ose nëse jeni një kompani që punëson individë ose subjekte biznesi për të ofruar shërbime, formularët W-9 janë kritike për pajtueshmërinë tatimore. Kërkoni këshilla profesionale nga një profesionist i kualifikuar tatimor nëse keni rrethana të veçanta ose nuk jeni të sigurt nëse duhet të plotësoni ose kërkoni këtë formular.
