A duhet të shkruani një kërkesë për letër pagese? Ndërsa kontaktimi me klientët dhe kërkimi i tyre për të paguar faturat janë të pakëndshme, është diçka që njerëzit që zotërojnë dhe menaxhojnë bizneset sigurisht që duhet ta bëjnë herë pas here. Për të përdorur modelin e shkronjave të dhëna këtu, thjesht klikoni imazhin më poshtë. Dokumenti do të hapet si një skedar PDF që më pas mund ta modifikoni, ruani dhe printoni sipas nevojës. Përdorni këtë udhëzues për Adobe printables nëse keni nevojë për ndihmë se si ta përdorni këtë dokument.
Letër-kërkesë për pagesën e shumës së bilancit
Përdorni këtë shabllon nëse keni nevojë të shkruani një letër kërkesë për pagesën e bilancit të papaguar.
Letër kërkese për pagesë paraprake për një klient
Përdoreni këtë shabllon në një situatë kur një klient ka kontraktuar me ju për të ofruar produkte ose shërbime për të cilat kërkohet pagesa paradhënie.
Letër Kërkesë për Lirim Pagesë
Përdor këtë letër shembull si pikënisje për të kërkuar lirimin e një pagese që mbahet në ruajtje në pritje të përfundimit të një transaksioni.
Këshilla për të shkruar për një letër kërkesë pagese
Ndërsa duhet të rregulloni informacionin në shabllon që të përputhet me situatën tuaj, është e rëndësishme të përdorni një ton të përshtatshëm dhe të siguroheni që dokumenti të jetë i formatuar profesionalisht.
Përdor një ton të përshtatshëm
Kur i dërgoni një letër një klienti ose klienti që kërkon pagesë, është thelbësore të komunikoni pikën tuaj sa më qartë që të jetë e mundur duke ruajtur një ton pozitiv dhe profesional. Mos dërgoni një kërkesë të parë ose të dytë që është aq negative sa klienti ndihet i sulmuar. Nëse toni është shumë i ashpër, klienti mund të ndiejë se nuk ka kuptim të përpiqet të vazhdojë një marrëdhënie me biznesin tuaj. Kur kjo të ndodhë, ekziston rreziku që klienti të zgjedhë të mos paguajë faturën, pasi ai ose ajo nuk shqetësohet për ruajtjen e marrëdhënies.
Përdor formatimin profesional
Përdorni letrën e kompanisë dhe një format standard letre biznesi nëse po dërgoni një letër kërkesë pagese me postë ose faks. Në varësi të procedurave të korrespondencës së kompanisë suaj, mund të jetë gjithashtu e pranueshme që ju ta transmetoni letrën me email. Nëse po, është më mirë ta përfshini letrën në trupin e mesazhit të emailit dhe jo si skedar bashkëngjitjeje. Nuk është e nevojshme të krijoni një shabllon letre për një mesazh emaili, por duhet të mbyllni komunikimin me nënshkrimin zyrtar të emailit të kompanisë suaj.
Ndjekje
Nëse dërgoni një letër kërkesë pagese në një llogari të vonuar dhe nuk merrni përgjigje nga marrësi brenda 30 ditëve, merrni parasysh të bëni një telefonatë vijuese. Ashtu si me letrën, është e përshtatshme të ruani një ton pozitiv. Përpiquni të flisni drejtpërdrejt me personin përgjegjës për pagesën e faturës dhe të konfirmoni marrjen e letrës. Nëse jeni në gjendje të flisni me palën përgjegjëse, ofroni të përpunoni pagesën me kartë krediti nëpërmjet telefonit ose online. Nëse jo, pyesni se kur mund të prisni të merrni pagesën. Shënoni datën dhe ndiqni një letër pagese me vonesë.
Veprime Shtesë për Koleksion
Nëse pagesa nuk merret siç është rënë dakord, do t'ju duhet të përshkallëzoni llogarinë në hapin tjetër në procedurën e kompanisë suaj për menaxhimin e llogarive me vonesë. Nëse fatura mbetet e papaguar për një periudhë të gjatë kohore, toni i letrave të arkëtimeve të ardhshme do të duhet të jetë më i fortë, duke iu dorëzuar përfundimisht një agjencie grumbullimi nëse është e nevojshme. Ndërkohë që sigurisht ka rrethana në të cilat duhet të ndërmerren veprimet e arkëtimeve përfundimtare, nuk këshillohet ta bëni këtë derisa të keni shteruar çdo rrugë të mundshme për zgjidhjen miqësore të pagesës së vonuar. Derisa të jeni në të vërtetë gati për të dërguar llogarinë te arkëtimet ose për të ndërmarrë veprime ligjore, mos përmendni veprime të tilla në korrespondencën e kërkesës për pagesë me njerëz ose biznese, llogaritë e të cilëve janë të vonuara.
