Mbajtja e komunikimit efektiv vullnetar është thelbësor për suksesin e çdo organizate jofitimprurëse. Për t'i mbajtur vullnetarët energjikë dhe të angazhuar në punën e tyre, është e rëndësishme t'i njoftoni se cilat janë nevojat e organizatës, të shprehni vlerësimin për përpjekjet e tyre dhe të siguroheni që ata të kuptojnë se sa jetik janë kontributet e tyre. Komunikimi efektiv është një element thelbësor për ndërtimin e marrëdhënieve të qëndrueshme me vullnetarët.
Shto një seksion vullnetarësh në faqen tënde të internetit
Shtimi i një seksioni specifik për vullnetarët në faqen tuaj të internetit është një mënyrë e shkëlqyer për të komunikuar me vullnetarët tuaj aktualë dhe për të tërhequr të rinj. Duke ngritur dhe mbajtur një qendër komunikimi vullnetarësh në faqen e internetit të grupit tuaj, do t'ua lehtësoni vullnetarëve që të vazhdojnë me atë që po ndodh me organizatën. Sigurohuni që të shfaqni fotografi ose video që tregojnë vullnetarët në veprim (me lejen e tyre). Ju gjithashtu mund të publikoni gjëra të tilla si mundësitë vullnetare, mbledhjet e ardhshme të komitetit dhe informacione të tjera me interes për vullnetarët. Në varësi të asaj se sa e sofistikuar është faqja juaj e internetit, mund të jeni në gjendje t'u ofroni vullnetarëve një mënyrë për të ngarkuar dokumente, për të gjurmuar orët e tyre të shërbimit ose për të parë materialet e trajnimit.
Njihuni me vullnetarët nëpërmjet një sondazhi
Një sondazh është një mjet i dobishëm komunikimi për të njohur vullnetarët dhe për të zbuluar se si ata do të donin të përfshiheshin me organizatën tuaj. Merrni parasysh të bëni një anketë të disponueshme përmes seksionit të vullnetarëve të faqes suaj të internetit, ose përfshijeni atë në një shabllon emaili që u shkon vullnetarëve të rinj. Duhet të ketë vetëm disa pyetje që do t'ju lejojnë të kuptoni se në çfarë lloje aktivitetesh vullnetare do të dëshironin të merrnin pjesë dhe çfarë aftësish kanë. Lëreni dikë të rishikojë rezultatet, më pas të kontaktojë individualisht me informacione rreth komiteteve ose projekteve që përputhen me interesat e tyre. Vendoseni këtë informacion në një bazë të dhënash vullnetare që mund të përdoret në të ardhmen për të njoftuar njerëzit kur projektet e reja bëhen të disponueshme.
Lidhu me vullnetarët përmes mediave sociale
Shfrytëzojeni praninë e organizatës suaj në mediat sociale si një mjet komunikimi për të bashkëvepruar me vullnetarët dhe grupet e tjera të palëve të interesuara. Inkurajoni vullnetarët të ndjekin faqet e mediave sociale të organizatës dhe kthejeni favorin, si për shembull duke i ndjekur përsëri në Twitter ose Instagram. Postoni foto dhe tituj që theksojnë kontributet e vullnetarëve të grupit tuaj, së bashku me lidhjet me mbulimin mediatik të grupit. Inkurajoni vullnetarët të ndërveprojnë duke komentuar dhe/ose duke ndarë postimet e organizatës. Promovoni angazhimin vullnetar në përpjekjet e përgjithshme të komunikimit të organizatës duke krijuar një komitet të mediave sociale për të koordinuar ose ndihmuar me postimet sociale.
Publikoni një buletin të vullnetarëve
Shumë organizata jofitimprurëse dërgojnë një buletin për vullnetarët, si dhe për donatorët, agjencitë e financimit, burimet e referimit të konsumatorëve dhe grupet e tjera në baza mujore ose tremujore. Shpërndarja e një buletini është një mënyrë e shkëlqyer për të njoftuar palët e interesuara për arritjet e fundit të grupit bamirës, projektet aktuale dhe synimet e ardhshme. Ai gjithashtu ofron një mjet të shkëlqyer për njohjen e kontributeve të vullnetarëve të shquar. Në varësi të cilët janë vullnetarët tuaj dhe palët e tjera të interesuara, mund t'ju duhet të printoni dhe dërgoni një buletin me postë, ose mund të shërbeheni më mirë nga një buletin elektronik. Merrni parasysh të ftoni palët e interesuara të abonohen në opsionin e tyre të preferuar të dorëzimit.
Mbaj kontakt personal një për një
Kur bëhet fjalë për ndërtimin e marrëdhënieve me vullnetarët, nuk ka asnjë zëvendësim për krijimin e kontakteve personale me individët që dhurojnë bujarisht kohën dhe talentin e tyre për organizatën tuaj. Është e këshillueshme që periodikisht të planifikoni takime ballë për ballë me vullnetarë që mbajnë pozicione të karrigeve ose që luajnë role të tjera kyçe që lejojnë grupin tuaj bamirës të përmbushë misionin e tij. Thirrja periodike e vullnetarëve për t'u regjistruar mund të jetë një mënyrë efektive për të mbajtur kontakte të individualizuara pa pasur nevojë t'u kërkoni atyre të lënë mënjanë kohë për një diskutim formal, personal ose video konferencë. Drejtori ekzekutiv mund të caktojë gjithashtu kohë bisede kur vullnetarët inkurajohen të ndalojnë ose të thërrasin për një lidhje personale.
Lidhu nëpërmjet mbledhjeve të komisionit
Takimet e komitetit vullnetar mund të jenë thelbësore për suksesin e të gjitha llojeve të projekteve. Kur fillon një projekt i ri, është e këshillueshme që të mbash një takim me ata që janë të interesuar për vullnetarizëm, në mënyrë që ata të kenë mundësinë të mësojnë më shumë se cilat lloje të roleve janë në dispozicion dhe çfarë lloj angazhimi kohor mund të kërkojë secili. Pasi të formohet një komitet, qoftë për një projekt të veçantë apo për një grup pune në vazhdim, takimet e rregullta vazhdojnë të jenë të rëndësishme për të menaxhuar procesin dhe për të mbajtur një komunikim efektiv vullnetar. Është më mirë të vendosni një orar të caktuar për takimet, siç është e marta e tretë e çdo muaji, në mënyrë që vullnetarët të jenë në gjendje të bëjnë plane paraprakisht.
Kërkoni vullnetarët të ndajnë komentet
Komunikimi duhet të rrjedhë në të dyja drejtimet. Është po aq e rëndësishme që të inkurajohen vullnetarët që të ndajnë mendimet dhe idetë e tyre me organizatën dhe drejtuesit e saj, po aq sa është të sigurohemi që informacioni të rrjedhë tek vullnetarët. Ka shumë mënyra për ta bërë të lehtë për vullnetarët që të japin komente ose të ndajnë sugjerime. Nëse vullnetarët vijnë në zyrë rregullisht, vendosni një kuti sugjerimesh. Ose, vendosni një adresë emaili feedback@ që vullnetarët mund ta përdorin sa herë të duan. Është gjithashtu një ide e mirë që të keni zakon të lini mënjanë kohë për njerëzit për të ndarë komentet dhe sugjerimet për axhendat e takimeve. Ju madje mund të dëshironi të organizoni periodikisht grupe fokusi për të eksploruar dhe diskutuar reagimet. Ajo që ka rëndësi është se është e lehtë për vullnetarët të japin komente.
Mbani tubime sociale për vullnetarë
Jepni mundësi vullnetarëve që të lidhen me njëri-tjetrin nëpërmjet tubimeve shoqërore që nuk përfshijnë kërkesa për të dhuruar kohë ose para. Konsideroni të prisni periodikisht një mikser vetëm për vullnetarë në zyrën tuaj ose në shtëpinë e një anëtari të bordit ose kryetarit të komitetit. Ftoni të gjithë ata që kanë dalë vullnetarë brenda një afati kohor të caktuar. Në varësi të buxhetit të organizatës suaj, mund të ofroni pije freskuese, ose mund të jetë më mirë të planifikoni një gjë të mirë. Çështja kryesore është të sigurohet një mënyrë për njerëzit që kanë një interes në organizatën tuaj që të njihen me njëri-tjetrin dhe të fillojnë të krijojnë lidhje. Në fund të fundit, vullnetarët tuaj do të kenë shumë më tepër gjasa të qëndrojnë të angazhuar me organizatën nëse përfshihen edhe miqtë e tyre.
Njihni përpjekjet vullnetare
Sigurohuni që vullnetarët të njihen për rolin e rëndësishëm që ata planifikojnë për të lejuar organizatën tuaj të përmbushë misionin e saj ose të ndihmojë në mënyra të tjera kauza të rëndësishme. Sigurohuni që përmendjet publike të organizatës të njohin vullnetarët në vend që të fokusohen shumë te drejtori ekzekutiv ose anëtarët e tjerë të stafit. Për shembull, kur kërkoni publicitet për organizatën, drejtojini anëtarët e medias ose blogerët të intervistojnë kryetarët e komiteteve ose anëtarët e bordit përveç punonjësve. Kur publikoni foto të aktiviteteve të organizatës, zgjidhni imazhe që shfaqin vullnetarë. Kur promovoni mbledhje fondesh për ngjarje të veçanta, merrni parasysh renditjen e emrave të anëtarëve të komitetit në njoftim.
Shprehni zyrtarisht mirënjohje për vullnetarët
Njohja është e rëndësishme, por edhe vlerësimi është i rëndësishëm. Sigurohuni që t'u thoni faleminderit vullnetarëve, si ballë për ballë ashtu edhe përmes shënimeve zyrtare të falenderimeve. Merrni parasysh organizimin e një ngjarjeje vlerësimi vullnetarësh të paktën një herë në vit, si p.sh. një drekë vetëm për vullnetarë ose një mbledhje tjetër që përfshin një fjalim vlerësimi vullnetarësh dhe çmime shërbimi. Jepni pllakata ose çmime të tjera për vullnetarët që kanë dhënë kontribute veçanërisht të rëndësishme për grupin ose që janë mbështetës për një kohë të gjatë. Merrni parasysh çmimet e viteve të shërbimit për momentet kryesore, si dhe certifikatat e vlerësimit në letër për të gjithë vullnetarët.
Përdor një shumëllojshmëri mjetesh komunikimi vullnetar
Çdo organizatë që mbështetet në shërbimin e vullnetarëve duhet të ndërmarrë hapa për të angazhuar dhe mbajtur ata që ndajnë kohën dhe talentin e tyre dhe për të rekrutuar njerëz të rinj për të ndihmuar. Nuk ka asnjë zëvendësim për ruajtjen e komunikimit efektiv me vullnetarët. Përdorimi i një sërë mjetesh komunikimi do t'ju ndihmojë të ndërtoni dhe angazhoni një ekip të fortë vullnetarësh që janë të përkushtuar ndaj organizatës suaj. Nëpërmjet komunikimit efektiv vullnetar, ju do të jeni në gjendje të kultivoni marrëdhënie solide me individë që ka të ngjarë të mbeten të angazhuar me entitetin tuaj bamirës për shumë vite në vijim.
