Planifikimi i një ngjarjeje për organizatën tuaj është stresues dhe kërkon shumë kohë. Të qenit i organizuar mirë mund t'ju ndihmojë të lehtësoni stresin dhe t'ju kursejë kohë. Një aspekt i rëndësishëm për t'u marrë parasysh kur planifikoni është ftesa. Ftesa do të njoftojë njerëzit për ngjarjen e ardhshme dhe do t'u kërkojë atyre të marrin pjesë. Shpesh është hera e parë që ata do të dëgjojnë për ngjarjen, prandaj është e rëndësishme që të mbulohen të gjitha detajet në ftesë.
Elementet bazë të ftesës
Elementet bazë që duhen përfshirë në ftesë janë:
- Organizata që pret ngjarjen
- Date
- Koha
- Vendi
- Informacion kontakti RSVP
- Çmimi për të marrë pjesë në event
Është gjithashtu e rëndësishme të dërgoni ftesën në kohën e duhur. Kjo do të thotë të paktën gjashtë deri në tetë javë para ngjarjes. Kjo u jep të ftuarve kohë të përgjigjen dhe të planifikojnë në përputhje me rrethanat.
Shkrimi i ftesave për mbledhjen e fondeve
Zgjedhja e formulimit të duhur mund të vendosë tonin për mbledhjen e fondeve dhe të njoftojë të ftuarit për formalitetin e ngjarjes dhe çfarë duhet të presin.
Udhëzimet e ftesës
Disa udhëzime që duhen marrë parasysh kur shkruani ftesën përfshijnë:
- Sigurohuni të tregoni qartë se kush do të përfitojë nga eventi.
- Përfshi specifikat e ngjarjes si p.sh. nëse do të shërbehet darka ose nëse do të ketë një bar parash.
- Sigurohuni të përmendni formalitetin e ngjarjes. Nëse ngjarja është një çështje zyrtare, përmendni se është kravatë e zezë në mënyrë që të ftuarit të jenë të vetëdijshëm për kodin e veshjes.
- Gjithmonë jepni informacionin e kontaktit në rast se të ftuarit kanë ndonjë pyetje.
- Nëse ngjarja është në një vend të panjohur, merrni parasysh përfshirjen e udhëzimeve në ftesë.
Konsiderata të tjera
Disa gjëra të tjera që duhen marrë parasysh kur shkruani një ftesë janë:
- Tema:Zgjidh një temë dhe përfshije atë në ftesë. Për shembull, nëse ngjarja është një shëtitje golfi, përdorni një temë golfi për ftesën.
- RSVP: Përfshini gjithmonë një kartë përgjigjeje që vizitorët ta dërgojnë. Karta duhet të ketë një vend për të shkruar emrin e të ftuarit së bashku me çdo formë pagese nëse nevojitet.
- Bëhu unik: Nëse ka diçka unike në eventin tënd, rendite në ftesë për të tërhequr mysafirë. Për shembull, mund të përmendet një ankand i heshtur ose i drejtpërdrejtë ose nëse ka argëtim të veçantë.
Formulimi shembull i ftesës
Ka mënyra të pafundme për të shprehur një ftesë për një mbledhje fondesh. Ju mund të përdorni mostrat e mëposhtme si një udhëzues për të shkruar ftesën tuaj:
Shembull 1
Drekë vjetore me kapele
Ju lutemi bashkohuni me ne për një drekë pasdite
Në vendndodhje
Në datë dhe në kohë
Dreka do të shërbehet në orën 13:00. me verë falas
Çmimet do të jepen për kapelën më të mirë
parkim me shërbëtor
50$ donacion do të përfitojë Organizata
Shembull 2
Jeni të ftuar në Emri i ngjarjes
Date
Vendndodhja
18:00. Kokteje dhe pije të shijshme
Cash Bar
7:30 pasdite. darka
Akand i heshtur dhe i drejtpërdrejtë
Vlerësohet kravata e zezë
Përfitimi i ABC
Thiq të ftuarit të marrin pjesë në eventin tuaj
Mos harroni se ftesa është shpesh gjëja e parë që të ftuarit do të shohin për t'i njoftuar për ngjarjen tuaj. Sigurohuni që të merrni kohë për të zgjedhur me kujdes ftesën dhe për ta shprehur atë në një mënyrë të qartë që u jep mysafirëve specifika se çfarë të presin. Kur krijoni ftesa për një mbledhje fondesh, mbani gjithmonë parasysh tonin që dëshironi të vendosni për ngjarjen tuaj dhe pasqyroni atë në formulimin tuaj. Jini aq kreativ sa të doni për të joshur të ftuarit të marrin pjesë në ngjarjen tuaj për mbledhjen e fondeve dhe të mbështesni kauzën tuaj.
