Çdo situatë e mbylljes së biznesit ka detaje të ndryshme. Lloji i biznesit do të diktojë se çfarë veprimesh do të duhet të ndërmerrni ju, klientët ose furnitorët tuaj përpara se biznesi të mbyllet përgjithmonë. Për të zhvilluar një letër të personalizuar që plotëson nevojat tuaja, filloni me një letër shembull dhe përshtatni formulimin për të pasqyruar detajet e situatës suaj të veçantë.
Modele letrash për mbylljen e biznesit
Nëse po menaxhoni procesin e mbylljes së një biznesi, mund të jetë e përshtatshme që ju t'u dërgoni letra klientëve dhe furnitorëve tuaj. Shembuj të letrave për këto audienca janë dhënë këtu. Ju mund të përdorni çdo shabllon duke klikuar në imazhin përkatës. Çdo shabllon është një dokument PDF i personalizueshëm që mund të ruhet dhe printohet sipas nevojës. Shihni këtë udhëzues për printueshme për ndihmë në punën me dokumentet.
Njoftimi i klientit
Ky shabllon është krijuar për t'u dërguar klientëve për t'i bërë të ditur se një kompani po mbyllet. Është veçanërisht e rëndësishme të dërgoni këtë lloj letre nëse klientët duhet të marrin artikuj nga vendndodhja juaj ose të ndërmarrin ndonjë lloj tjetër veprimi përpara se biznesi të pushojë së funksionuari.
Njoftimi i furnizuesit
Përdoreni këtë letër për të njoftuar furnitorët se organizata juaj do të ndërpresë veprimtarinë, duke u siguruar që të jepni njoftim të mjaftueshëm për të lejuar faturimin e llogarisë përfundimtare, pagesën dhe zgjidhjen e çdo çështjeje të pazgjidhur.
Arsyet për të shkruar një letër mbylljeje biznesi
Pasi të merrni vendimin për të mbyllur biznesin tuaj, nuk këshillohet që thjesht të varni një tabelë 'mbyllur' në derën tuaj. Është më mirë të njoftoni mbylljen për klientët dhe furnitorët tuaj me një letër zyrtare. Ata kanë qenë lojtarë kryesorë në aktivitetet e biznesit tuaj duke blerë produktet dhe shërbimet tuaja dhe, në rastin e furnitorëve, duke ju ofruar produkte dhe shërbime që ishin të rëndësishme në biznesin tuaj. Si një nga veprimet tuaja përfundimtare të shërbimit ndaj klientit, do t'ju duhet t'i paralajmëroni paraprakisht se biznesi juaj nuk do të jetë më i disponueshëm.
Letra e mbylljes së biznesit është një mënyrë e shkëlqyer për të krijuar një fund profesional të marrëdhënies suaj aktuale të biznesit dhe për të shpjeguar çdo veprim që duhet të ndërmerret nga klientët dhe furnitorët tuaj. Dërgimi i këtij lloj letre tregon një përpjekje të mirëbesimit për të komunikuar dhe për të akomoduar ata me të cilët organizata juaj ka zhvilluar biznes. Mund të ndihmojë gjithashtu të sigurohet që të gjitha çështjet të trajtohen përpara mbylljes, gjë që mund të ndihmojë në parandalimin e problemeve të mundshme ligjore që të lindin në rrugë.
Koha e njoftimit të mbylljes
Nuk ka asnjë rregull të fortë dhe të shpejtë se kur duhet të dërgoni një letër mbylljeje biznesi. Data aktuale e postës do të varet nga disa faktorë.
Klientë
Dëshironi që klientët tuaj të veçantë të dëgjojnë nga ju për mbylljen e biznesit tuaj, jo përmes thashethemeve ose zbulimit të një dere të mbyllur pa njoftim paraprak. Njoftimi i përforcon klientëve tuaj që ju mendoni se janë të veçantë dhe u jep atyre një mundësi për të kryer çdo transaksion përfundimtar të nevojshëm biznesi me ju.
Në përgjithësi, merrni parasysh dërgimin me postë të një letre njoftimi mbyllës ose përfshirjen e një kopje të letrës në faturën e tyre mujore të paktën 30 ditë përpara datës së mbylljes. Një biznes shërbimi si p.sh. një pastrues kimik ose një dyqan riparimi do t'i duhet t'u japë klientëve kohë të mjaftueshme për të hyrë dhe për të marrë gjërat e tyre. Një biznes me pakicë ndoshta do të dëshirojë të lërë shumë kohë për një shitje për të reduktuar inventarin e tyre, me letrën e mbylljes së biznesit të lëshuar përpara fillimit të shitjes.
Furnizuesit
Në përgjithësi është më mirë të informoni furnitorët për qëllimin tuaj për të mbyllur të paktën 60 ditë përpara datës suaj përfundimtare të operimit. Kjo do të lejojë kohë të mjaftueshme që llogaritë të shlyhen dhe mbyllen.
Konsiderim i veçantë për planet e së ardhmes
Nëse jeni duke shitur një biznes dhe planifikoni të hapni një biznes të ri të lidhur menjëherë pas kësaj, mund të dëshironi të minimizoni sasinë e kohës ndërmjet të dyjave. Për shembull, ju mund të vendosni të ndaloni dërgimin e letrës së mbylljes së biznesit deri pak përpara datës së mbylljes nëse jeni duke shitur ekskluzivitetin tuaj të shërbimit të shtëpisë dhe duke hapur shërbimin tuaj të ruajtjes së shtëpisë.
Çfarë të komunikoni në letrën tuaj
Qëllimet kryesore të një letre për mbylljen e biznesit janë të shprehë qartë detajet e mbylljes së biznesit dhe të falënderojë sinqerisht lexuesin për biznesin ose shërbimin e tyre. Këto letra nuk duhet të jenë të gjata për të qenë efektive. Letra duhet:
- Thuaji lexuesit datën kur biznesi do të mbyllet
- Informoni lexuesin për çdo gjë që duhet të bëjë (si p.sh. të marrë pastrimin e tyre kimik, të paguajë faturën e papaguar ose të hyjë për shitje jashtë biznesit)
- Thuaji lexuesit se ku t'i drejtojë pyetjet e tyre
- Faleminderit klientin ose furnizuesin për biznesin e tyre
Letra nuk ka pse të japë një arsye pse biznesi po mbyllet. Nëse arsyeja është një lajm i mirë, si p.sh. pensionimi i pronarit, ju mund të vendosni të përfshini arsyen në letër. Përndryshe, zakonisht është mirë që letra të përqendrohet në tema që janë të rëndësishme për lexuesin, si ato që duhet të bëjnë dhe deri kur.
Mbani marrëdhënien
Preferohet gjithmonë që një marrëdhënie biznesi të lihet në një notë pozitive. Edhe nëse nuk planifikoni të shihni ose të punoni më me një individ, është më mirë të jeni ndihmues, pozitiv dhe i sinqertë në letrat e mbylljes së biznesit. Profesionalizmi juaj do ta bëjë më të lehtë mbylljen e biznesit dhe mund t'ju japë një fillim të mirë nëse planet tuaja të ardhshme të biznesit ju bëjnë të punoni me të njëjtët individë në të ardhmen.
