Ndërsa të gjitha konferencat e biznesit në përgjithësi përfshijnë një sërë folësish që diskutojnë tema me interes për të pranishmit, ngjarjet më të mira përfshijnë një sërë llojesh të ndryshme aktivitetesh. Sigurohuni që ngjarja e radhës që po planifikoni të jetë e suksesshme duke përfshirë opsione që do të tërheqin të gjitha segmentet e audiencës së synuar.
Folësit kryesorë
Folësit kryesorë mund të jenë një tërheqje e madhe për pjesëmarrësit në konferencë. Këto janë zakonisht prezantime të sesioneve të përgjithshme, që do të thotë se nuk ka folës të tjerë që mbajnë sesione në të njëjtën kohë. Temat zakonisht janë përtej tarifave standarde të zhvillimit profesional, duke ofruar frymëzim ose njohuri unike. Ndërsa prezantuesit kryesorë mund të planifikohen në çdo kohë, ata shpesh rezervohen për sesionet e para dhe të fundit në një konferencë.
Në varësi të madhësisë dhe buxhetit të ngjarjes, disa grupe rezervojnë personazhe të famshëm ose individë të tjerë të profilit të lartë si folës kryesorë. Për shembull, Dan Rather ishte një folës kryesor për HR Florida në 2016, dhe Malala Yousafzai do të flasë në Konferencën dhe Ekspozitën e Shoqërisë për Menaxhimin e Burimeve Njerëzore (SHRM) 2018. Organizatat më të vogla shpesh rezervojnë njerëz të famshëm lokalë ose folës motivues për këto sesione. Mund të gjeni folës kryesorë përmes organizatave si Shoqata Kombëtare e Folësve ose Big Speak.
Seancat e Breakout
Seancat Breakout janë programe edukative që mbahen gjatë gjithë ditës në ngjarjet e konferencave të biznesit. Më shumë se një seancë është planifikuar në të njëjtën kohë, për t'i lejuar pjesëmarrësit të zgjedhin nga një sërë temash, në mënyrë që ata të mund të personalizojnë orarin e tyre në një shkallë. Konsideroni të rezervoni profesionistë të suksesshëm në fushën tuaj, konsulentë dhe trajnerë të industrisë, përfaqësues të agjencive qeveritare dhe ekspertë të tjerë për lojëra elektronike kryesore. Merrni parasysh të bëni një thirrje për folësit në faqen e internetit të organizatës suaj për të inkurajuar njerëzit e interesuar të kontribuojnë për të paraqitur propozime.
Kur planifikoni folës të parë, është e rëndësishme të ofrohet një larmi e gjerë temash dhe të shpërndahen temat në mënyrë që njerëzit të kenë mundësi të ndjekin programe që tërheqin interesat e tyre. Për shembull, nëse keni dy folës të lidhur me kontabilitetin, planifikojini ata në kohë të ndryshme në mënyrë që njerëzit që janë më të interesuar në kontabilitet të kenë një mundësi për të marrë pjesë në të dyja. Ofroni tema shumë të ndryshme në të njëjtën kohë, si marketingu ose shërbimi ndaj klientit, në mënyrë që të pranishmit që nuk janë të interesuar në kontabilitet të kenë gjithashtu shumë për të zgjedhur.
Seancat e stuhisë së mendimeve
Një nga përfitimet më të mëdha të pjesëmarrjes në konferenca është mundësia për t'u takuar dhe komunikuar me profesionistë me të njëjtin mendim. Merrni parasysh të caktoni kohë në rendin e ditës për sesionet e stuhisë së ideve specifike për tema të veçanta. Për shembull, ju mund të bllokoni disa sesione fillestare për të qenë diskutime në tryezë të rrumbullakët mbi tema të nxehta që lidhen me të pranishmit. Në mënyrë alternative, ju mund të caktoni zonat e ndenjëseve brenda hollit të lokalit që do të lihen mënjanë për diskutime me interes të veçantë në kohë të ndryshme gjatë ditës. Pjesëmarrësit e interesuar për të mësuar më shumë rreth asaj që mendojnë të tjerët për temat e përcaktuara do të vlerësojnë mundësinë për të marrë pjesë në diçka të tillë.
Shitje me pakicë
Konferencat shpesh paraqesin dyqane portative me pakicë ku të pranishmit mund të blejnë artikuj të markës që ofron shoqata sponsorizuese, të tilla si bluza, stilolapsa, portofol dhe më shumë. Këto pika të shitjes me pakicë gjithashtu mbajnë zakonisht libra të shkruar nga autorë që po flasin në këtë ngjarje. Nëse grupi juaj nuk është në gjendje të investojë në një sasi të madhe të inventarit, thjesht jepni disa artikuj të shfaqur që të pranishmit mund t'i porosisin në ngjarje që t'i dërgoni në shtëpinë ose zyrën e tyre. Ata ndoshta do të vlerësojnë që nuk duhet të mbajnë me vete ose të paketojnë sende për t'i marrë në shtëpi, kështu që mund të zbuloni se ju shesni edhe më shumë në këtë mënyrë.
Nënshkrimet e librit
Duke folur për autorët, është një ide e mirë të planifikoni nënshkrimet e librave për folësit që kanë botuar libra gjatë ngjarjes. Në përgjithësi është më mirë të organizoni nënshkrimin e librit të një autori të caktuar menjëherë pas fjalimit të individit, pasi të pranishmit që janë të ngazëllyer për prezantimin e individit mund të shkojnë drejtpërdrejt në nënshkrimin për të blerë një libër që të kenë nënshkruar. Kjo mund të ndihmojë grupin tuaj të rrisë shitjet e librave dhe gjithashtu e bën perspektivën e të folurit në ngjarjen tuaj veçanërisht tërheqëse për autorët.
Tregtia
Shumica e konferencave të biznesit përfshijnë një pjesë të ekspozitës tregtare, e cila përfshin veçimin e një zone ku shitësit dhe sponsorët mund të ngrenë kabina për të shfaqur produktet dhe shërbimet e tyre në këmbim të një tarife. Paratë që vijnë si rezultat i tarifave që lidhen me pjesëmarrjen në shfaqjet tregtare mund të ndihmojnë në mbulimin e kostove të organizimit të ngjarjes së përgjithshme dhe gjithashtu të ndihmojnë organizatën e planifikimit të fitojë të ardhura për të mbështetur operacionet e saj.
Për disa konferenca, ekspozita tregtare qëndron e hapur gjatë gjithë kohës, ndërsa në të tjera seksioni i stendave të ekspozuesve është i disponueshëm për të pranishmit vetëm gjatë kohës kur seancat nuk zhvillohen. Secilit ekspozues i caktohet një hapësirë specifike kabine ku ata vendosin ekspozita që promovojnë produktet dhe shërbimet e tyre. Ata caktojnë anëtarët e ekipit për të stafuar kabinat dhe për të bashkëvepruar me të pranishmit. Shumica shpërndajnë literaturën e produkteve dhe ofrojnë një lloj dhuratash (zakonisht dhurata ose ushqime promovuese të biznesit), si dhe mbledhin informacione kontakti nga pjesëmarrësit për t'i përdorur për qëllime marketingu në të ardhmen.
Akandi i heshtur
Nëse konferenca juaj është një mbledhje e madhe fondesh për grupin sponsorizues ose shoqatë tjetër, merrni parasysh organizimin e një ankandi të heshtur. Kjo përfshin mbledhjen e artikujve të dhuruar për të cilët pjesëmarrësit mund të bëjnë oferta për një afat kohor të caktuar gjatë konferencës. Pasi të mbyllet oferta, ofertuesi më i lartë për çdo artikull "fiton" - që do të thotë se ata do ta blejnë artikullin. Ata që angazhohen argëtohen me blerje dhe konkurrencë, veçanërisht nëse marrin disa pazare të shkëlqyera dhe organizata gëzon një rrjedhë shtesë të ardhurash nga ngjarja.
Ushqimi: Vaktet dhe Snacket
Ushqimi është një pjesë e rëndësishme e çdo konference! Shanset janë që do t'ju duhet të blini vakte dhe ushqime nga qendra e kongresit, hoteli ose vendi tjetër ku do të mbahet ngjarja. Duhet të planifikoni të hani një mëngjes të lehtë në mëngjes nëse ngjarja fillon herët gjatë ditës, një drekë me pjatë ose në shuplakë dhe ushqime pasdite. Disa ngjarje përfshijnë gjithashtu vaktet e mbrëmjes në një ose më shumë netë, veçanërisht nëse ka një ceremoni çmimesh ose prezantim të veçantë në mbrëmje.
Kur porositni menunë, sigurohuni që të keni një shumëllojshmëri të gjerë opsionesh për të marrë parasysh kufizimet e veçanta dietike. Nëse po ofroni zgjedhje në shuplakë, sigurohuni që ka zgjedhje për njerëzit që nuk mund (ose zgjedhin të mos) hanë gjëra të tilla si gluten, sheqer, grurë, arra ose mish. Është gjithashtu e këshillueshme që të ketë opsione në dispozicion për ata që ndjekin një mënyrë jetese vegane. Nëse po shërbeni ushqime të pjata, lejojini të pranishmit të zgjedhin ushqime që i përshtaten mënyrës së tyre të të ushqyerit. Një mënyrë për ta bërë këtë është të përfshini një seksion në formularin e regjistrimit ku pjesëmarrësit mund të specifikojnë kufizimet dietike ose të bëjnë porosi të veçanta.
Pritja e nisjes
Konsideroni organizimin e një pritjeje fillestare në natën e parë të konferencës, e fokusuar në angazhimin e pjesëmarrësve me ngjarjen dhe promovimin e mbështetësve (shitësit dhe sponsorët). Ideja është të organizohet një ngjarje argëtuese që njerëzit do të presin me padurim ta marrin pjesë dhe që do t'u japë atyre një shans për t'u shoqëruar me pjesëmarrësit e tjerë në një mënyrë të strukturuar.
Këto pritje mbahen shpesh në katin e ekspozitës tregtare, duke u ofruar të pranishmëve një pamje të parë të ekspozuesve në një mjedis të relaksuar ku shërbehen ushqime dhe pije. Kjo krijon një përfitim me vlerë të shtuar për shitësit dhe sponsorët që paguajnë për të pasur stendat e ekspozuesve, pasi këto pritje zakonisht frekuentohen mirë nga pjesëmarrësit e konferencës.
Ju ndoshta mund të gjeni një sponsor për të siguruar koston e këtij lloji të ngjarjes në këmbim të konsideratës promovuese. Nëse do të shërbeni alkool në pritje, merrni parasysh t'i jepni secilit pjesëmarrës një numër të caktuar biletash për pije, në mënyrë që ata të mund të marrin disa pije pa kosto. Kjo do të ndihmojë në kontrollin e kostos dhe minimizimin e çështjeve të tjera të mundshme të detyrimit gjithashtu. Nuk duhet të ketë pagesë për ushqimin apo llojet e tjera të pijeve.
Lidhje sociale
Është një ide e mirë që të përfshihen mënyra shtesë joformale që pjesëmarrësit të lidhen me njëri-tjetrin dhe të shoqërohen në një mënyrë të relaksuar. Për shembull, mund të përfshini një Tweetup që i lejon njerëzit të lidhen në një argëtim, duke rritur gjithashtu praninë e ngjarjes në mediat sociale. Zgjidhni një hashtag zyrtar për ngjarjen, në mënyrë që të pranishmit të mund të ndajnë përvojat e tyre në internet.
Është gjithashtu një ide e mirë që të lejohen të pranishmit të regjistrohen për të marrë pjesë në ngjarje grupore që ata do të paguanin vetë, si p.sh. ushqimet në lloje të caktuara restorantesh, me folës ose autorë, puna e të cilëve theksohet në ngjarje, ose për të parë pamjet lokale. Kjo është veçanërisht e dobishme për njerëzit që nuk marrin pjesë me njerëz të tjerë që njohin pasi u ofron atyre një mënyrë për të njohur pjesëmarrës të tjerë dhe për t'u angazhuar në zonën lokale pa pasur nevojë të dalin vetë.
Argëtim
Argëtimi mund të jetë një veçori e shkëlqyer shtesë për konferenca të mëdha, veçanërisht ato që zgjasin shumë ditë. Disa konferenca shumë-ditore përfshijnë ngjarje pas orarit të punës si koncerte, shfaqje komedi ose festa ku pjesëmarrësit mund të marrin pjesë. Pranimi për të pranishmit duhet të përfshihet në tarifën e përgjithshme të regjistrimit të ngjarjes, megjithëse ju ndoshta duhet t'i lejoni ata të blejnë bileta shtesë vetëm për pjesën e përqendruar në argëtim. Në këtë mënyrë, është e mundur që udhëtarët e biznesit që sjellin miqtë ose anëtarët e familjes të përfshijnë shokët e tyre të udhëtimit për këto lloj ngjarjesh.
Grupet e stërvitjes
Mund të jetë e vështirë të qëndrosh në rrugën e duhur me rutinën e stërvitjes kur je jashtë qytetit në një konferencë. Mund të jetë e dobishme kur organizatorët e ngjarjes publikojnë një orar të aktiviteteve të organizuara të ushtrimeve në grup. Për shembull, ju mund të merrni një anëtar komiteti të njohur me zonën lokale për të organizuar shëtitje ose vrapime të përditshme, ose të lini mënjanë një zonë në vend për të ofruar klasa fitnesi në grup për ata që dëshirojnë të marrin pjesë.
Çmimet e derës së pjesëmarrësve
Njerëzve u pëlqen të fitojnë gjëra, kështu që mund të jetë mirë t'u ofrohen pjesëmarrësve mënyra për t'u regjistruar dhe për të fituar çmime në derë gjatë ngjarjes. Ju mund të përfshini çmimet e dyerve të ofruara nga organizata sponsorizuese, si dhe artikujt e kontribuar nga shitësit. Për shembull, disa grupe mund të japin një çmim të madh në para (të financuar nga organizata ose një sponsor), së bashku me çmime më të vogla të dhuruara nga ekspozuesit e ekspozitës tregtare.
Shumë grupe menaxhojnë procesin e dhënies së çmimeve të dyerve duke u ofruar pjesëmarrësve karta bingo të mbushura me emrin e secilit sponsor ose disa shitësve të parë që regjistrohen dhe paguajnë. Pjesëmarrësit duhet të vizitojnë kabinat e specifikuara për të marrë vula ose nënshkrime unike, më pas kartat e kompletuara futen në një vizatim. Kartat tërhiqen në një kohë të paracaktuar (zakonisht në fund të ditës), me çmime që u jepen pjesëmarrësve që janë të pranishëm.
Në disa ngjarje, shitësit që kanë çmime dere i shpërblejnë ato duke mbledhur kartëvizita nga pjesëmarrësit ose duke skanuar barkodet nga distinktivët e tyre.
Çmimet e dyerve të ekspozitës
Disa grupe ofrojnë gjithashtu çmime për ekspozuesit si një mënyrë për të angazhuar më tej individët dhe kompanitë që ofrojnë mbështetje financiare për konferencën. Një opsion është të vizatoni emrat e një ose dy ekspozuesve për të marrë hapësirë falas në stendat për ngjarjen e vitit të ardhshëm. Ju gjithashtu mund të dëshironi të merrni në konsideratë vizatimin e emrave të përfaqësuesve të shitësve për të dhënë çmime argëtuese që do të kënaqen duke marrë. Ata do ta vlerësojnë atë dhe kjo mund t'i ndihmojë ata t'i nxisin punëdhënësit e tyre të marrin pjesë vitin e ardhshëm!
Vlerësime
Është e rëndësishme të merrni komente nga pjesëmarrësit e këtij viti, si dhe nga shitësit dhe sponsorët. Jepni një mënyrë për të gjithë të përfshirët për të plotësuar një formular vlerësimi. Ju mund të shpërndani vlerësime letrash në ngjarje ose në vazhdim duke dërguar një anketë brenda pak ditësh. Pavarësisht se si kërkoni reagime, është e rëndësishme që ta bëni! Është gjithashtu e rëndësishme që të dëgjoni! Publikoni rezultatet dhe merrni komentet që merrni parasysh kur filloni të planifikoni ngjarjen e vitit të ardhshëm.
Kaloni një Konferencë të Madhe
Ndonëse kjo nuk është një listë gjithëpërfshirëse e çdo lloj aktiviteti të mundshëm që mund të përfshihet në një konferencë, është një pikënisje e shkëlqyer. Rishikoni këto ide dhe inkurajoni të tjerët të përfshirë në planifikimin e ngjarjes suaj të ardhshme të bëjnë të njëjtën gjë. Përdorni atë që mësoni për të zgjedhur disa aktivitete dhe si pikënisje për të menduar për ide të tjera që mund të ndihmojnë ta bëjnë ngjarjen tuaj edhe më tërheqëse për audiencën tuaj të synuar. Ka shumë konferenca atje, kështu që është e rëndësishme të ndërmerrni hapa për t'u siguruar që e juaja ofron mundësi dhe burime të vlefshme zhvillimi profesional, si dhe pak argëtim.
