Kur një punonjës largohet nga një ekip, është e rëndësishme të informoni kolegët e tij. Ndonjëherë njoftimi mund të kufizohet tek anëtarët e ekipit të drejtpërdrejtë të individit, megjithëse në disa raste ka kuptim që të njoftohen të gjithë në kompani. Merrni parasysh specifikat e secilës situatë kur vendosni se si të njoftoni më mirë se dikush po largohet nga kompania.
Njoftim për dorëheqjen e punonjësit
Kur një punonjës jep dorëheqjen nga pozicioni i tij ose i saj, shpesh është më mirë të njoftoni së pari ekipin e kolegëve të drejtpërdrejtë të individit. Kjo mund të bëhet me email ose si një njoftim personalisht nga menaxheri gjatë një takimi, (nëse ndodh që tashmë është planifikuar një në kohën e duhur). Kjo nuk është një situatë që kërkon një takim të veçantë. Mbajeni mesazhin të thjeshtë dhe të sinqertë. Duhet të ndahet nga mbikëqyrësi i punonjësit ose kreu i departamentit.
- Teksti i emailit:Ekipi, po ju kontaktoj për t'ju njoftuar se [Insert Employee Employee First and Last Name] ka vendosur të largohet nga kompania. Ne sigurisht vlerësojmë gjithçka që [fut Emrin] ka bërë si një anëtar i ekipit tonë. Ju lutem bashkohuni me mua për t'iu uruar atyre më të mirat për suksese të vazhdueshme në përpjekjet e tyre të ardhshme. Dita e tyre e fundit me ne pritet të jetë [fut datën].
- Njoftimi i takimit: Para se të kalojmë në axhendën tonë, kam një njoftim për të bërë. [Fut Emri dhe Mbiemri i Punonjësit] ka vendosur të largohet nga kompania. Ndërsa jemi të gjithë bashkë, le të falënderojmë [fut Emrin] për kontributet e tyre në ekip.[Pauzë për komente dhe/ose duartrokitje]. Plani është që [insert First Name] të jetë me ne deri në [insert date], që do të jetë dita e tyre e fundit.
Njoftim për dorëheqjen e menaxherit
Kur një menaxher jep dorëheqjen, është e rëndësishme të njoftoni fillimisht ekipin e tij të menjëhershëm. Në mënyrë ideale, menaxheri që po largohet do të tregojë raportet e tyre të drejtpërdrejta, më pas një drejtues më i lartë do të dërgojë një email për të njoftuar pjesën tjetër të punonjësve. Për njoftimet e raportit të drejtpërdrejtë, menaxheri mund të thërrasë një takim të veçantë ose të dërgojë një email.
- Takimi i raportit të drejtpërdrejtë: E kam thirrur ekipin së bashku sot për të ndarë disa lajme. Doja të isha ai që do t'ju njoftoja se kam vendosur të largohem nga kompania. Unë kam besim se ky ekip do të vazhdojë të bëjë punë të shkëlqyer me menaxherin e ardhshëm, i cili do të zgjidhet së shpejti [ose specifikoni emrin e plotë nëse dikush është punësuar apo promovuar]. Do të jem këtu deri në [fut datën] për të siguruar një tranzicion të qetë. Faleminderit shumë për punën tuaj të palodhur; ka qenë një privilegj të punoj me ju. A ka ndonjë pyetje që dëshironi të bëni?
- Email raportimi i drejtpërdrejtë: Ekipi, po ju kontaktoj për t'ju njoftuar se kam vendosur të largohem [fut emrin e kompanisë]. Ka qenë një kënaqësi e madhe të punoja me secilin prej jush dhe të drejtoja këtë ekip. Një njoftim në mbarë kompaninë do të dërgohet më vonë sot, por doja të sigurohesha që ju ta merrnit këtë lajm direkt nga unë. Unë do të jem me ekipin deri në [fut datën]. Unë do të punoj me ju dhe ekipin drejtues për të siguruar një tranzicion të qetë. Nëse mund t'i përgjigjem ndonjë pyetjeje, ju lutem më njoftoni.
Njoftim për largim të pavullnetshëm të punonjësit
Nëse një punonjës pushohet nga puna, ekipi i tij i menjëhershëm duhet të njoftohet menjëherë, qoftë me email ose një takim të shpejtë ballë për ballë. Në varësi të rolit të tyre, kjo mund të jetë e mjaftueshme. Për punonjësit që ishin pjesë e ekipit drejtues ose ekzekutiv, mund të jetë më mirë të dërgoni një mesazh në mbarë kompaninë. Ky lloj mesazhi duhet të jetë i drejtpërdrejtë dhe i saktë. Nuk duhet të specifikojë se personi është shkarkuar apo të përfshijë ndonjë detaj.
- Takim i improvizuar: Ju kam mbledhur për t'ju bërë të ditur se [Insert First and Last Name] nuk është më punonjës i [insert Company Name]. Ky ndryshim hyn në fuqi menjëherë. Specifikat rreth asaj se si do të ndikohet ngarkesa e punës së ekipit tonë ndërsa ne punojmë për të punësuar një anëtar të ri të ekipit do të diskutohen sa më shpejt të jetë e mundur. Nëse jeni në proces të punës për një projekt ose me një ekip në të cilin ata ishin, ju lutem më kontaktoni pas këtij takimi për të më njoftuar nëse keni nevojë për ndonjë ndihmë ose udhëzim se si të ecni përpara në këtë moment. Përndryshe, shikoni emailin tuaj për informacion shtesë ose një njoftim për takimin. Faleminderit për vëmendjen tuaj.
- Njoftim me email: Ekipi, Qëllimi i këtij emaili është t'ju njoftojë se ka pasur një ndryshim të personelit. Në fuqi menjëherë, [Insert First and Last Name] nuk është më punonjës i [insert Company Name]. Nëse largimi i tyre ndikon drejtpërdrejt në aftësinë tuaj për të ecur përpara me çdo projekt me të cilin jeni duke punuar, ju lutemi kontaktoni me mua ose me mbikëqyrësin tuaj të menjëhershëm për të diskutuar se si të vazhdoni më mirë.
Të them lamtumirë ish-bashkëpunëtorëve që do të bëhen së shpejti
Sapo punonjësit të njoftohen se një bashkëpunëtor ka dhënë dorëheqjen vullnetarisht dhe do të përgatisë një njoftim, ka shumë mundësi që anëtarët e ekipit që do të qëndrojnë të duan të bëjnë diçka për të shënuar largimin e atij personi. Ata mund të dëshirojnë të organizojnë një mbledhje largimi në zyrë ose në një vend jashtë vendit. Ose, ata thjesht mund të duan t'i japin lamtumirën kolegut të tyre në një takim ekipor. Sido që të jetë, këto mesazhe shembull lamtumire për dikë që largohet nga vendi i punës mund t'i ndihmojnë ata të kuptojnë se çfarë të thonë.
